Tofaktor-pålogging blir obligatorisk for VPN

Fra onsdag 29. september 2021 må alle bruke tofaktor-autentisering for å koble seg til UiBs nettverk utenfra med VPN (Cisco AnyConnect som nå er UiBs eneste VPN-tjeneste).

For å koble deg til VPN etter dette tidspunktet, må du først ha aktivert tofaktor-pålogging for din brukerkonto. Alle brukere har fått tilsendt informasjon om hvordan man aktiverer tofaktor-pålogging.

Opplæringsvideo: https://vimeo.com/507534366/5f597951f5

IT-avdelingen, UiB

Har du fortsatt ubrukte feriedager for 2021?

Her er en påminnelse om at frist for registrering av restferie var 1. oktober. Vi ber om at du legger inn dine resterende feriedager nå. Det gjøres i Selvbetjeningsportalen: https://www.uib.no/selvbetjeningsportalen Velg fanen «Tid», deretter «Fraværssøknader» og så «Opprett søknad».

HR-avdelingen ved UiB har informert fakultetene og instituttene om at det kan bli aktuelt for UiB sentralt å kjøre en masseregistrering av ferie, men det håper jeg vi skal unngå ved K1.

Med ønske om gode feriedager i høst og vinter!

Hilsen Jorunn
administrasjonssjef

UiB slår av videresending av e-post 15. september 2021

UiB har per i dag en tjeneste for videresending av UiB-e-post, som mange av dere benytter dere av. Dessverre vil denne muligheten avvikles 15. september grunnet informasjonssikkerhet og for etterlevelse av personvernlovgivningen. Dette vil for mange medføre en endring av hvordan du får tilgang til UiB-e-post, spesielt for dere i II-stillinger.

Det er flere andre alternativ for å få UiB-e-post: det kan legges til UiB-konto på mobil enhet, e-posten kan leses via en nettleser og via skrivebord.uib.no (https://it.uib.no/Skrivebord.uib.no). På UiBhjelp (https://hjelp.uib.no/tas/public/ssp/) finnes mer informasjon om hvordan man legger inn en e-postkonto: https://hjelp.uib.no/tas/public/ssp/content/detail/knowledgeitem?unid=19da082b-7e9b-4a4b-9a26-7810d9dcc747

Alle UiB-ansatte som bruker videresendingsfunksjonen vil få e-post fra IT-avdelingen med mer informasjon. Vi er klar over at dette medfører ulemper for alle som videresender e-post og at dere nå må få satt opp lesing av UiB-e-post på en annen måte. Vi er avhengig av å kommunisere med hverandre på UiB-e-post og vi håper dere raskt benytter et annet alternativ enn videresending.

Vennlig hilsen
Jorunn
administrasjonssjef

Brev fra universitetsdirektøren om personvern og automatisk videresending av e-post

Påminnelse: Tofaktor-pålogging

Aktiver tofaktor-pålogging din nå
K1 har fått informasjon fra IT-avdelingen om at det er en del ansatte ved K1 som ikke har aktivert tofaktor-pålogging. Om du ikke har aktivert denne vil du dessverre ikke få tilgang til mange av UiB-innlogginger og systemer.

Begrunnelsen for innføringen er:
Tofaktor-pålogging er et av de mest effektive tiltakene for å bedre informasjonssikkerheten. Anbefalingene fra offentlige myndigheter som Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) peker på dette som en av de «enkle» tingene man kan gjøre for å beskytte seg. Fordi dette tiltaket er så viktig for informasjonssikkerheten, jobber UiB for at alle brukerkontoer skal være beskyttet av tofaktor-pålogging.

Per i dag er det Microsoft 365-tjenestene og VPN som har tofaktor-pålogging, og alle tjenester med pålogging via Feide.

Ta i bruk tofaktor-pålogging
Du finner mer informasjon om hvordan du fullfører aktiveringen i UiBhjelp: https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%200780/no/
Det er også laget en video som viser prosessen steg for steg: https://vimeo.com/507534366/5f597951f5
Dersom du opplever problemer eller trenger hjelp for å aktivere tofaktor-pålogging, kan du kontakte http://hjelp.uib.no

Vennlig hilsen
Jorunn
administrasjonssjef

Maler som følger UiBs grafiske profil / Official UiB templates

Universitetet i Bergens maler har blitt oppdatert med nytt design. Det gjelder blant annet maler til PowerPoint, Word, signatur for e-post, video, plakat, folder og rollup 

 

Maler i Microsoft 365 

De mest sentrale malene er tilgjengelige gjennom Microsoft 365 direkte i PowerPoint og Word. Se informasjon i uibhjelp-hjelpeside. 

 

Alle malene kan også lastes ned fra UiBs profilmanual.   

 

Bruk kun offisielle maler og logo
UiBs Grafisk profil er et strategisk verktøy, som skal sikre at universitetet signaliserer ryddighet, kvalitet og organisatorisk tilhørighet, slik at Universitetet i Bergen fremstår konsekvent og helhetlig i sin visuelle kommunikasjon. 

 

Den grafiske profilen skal brukes av hele organisasjonen, og på digitale og trykte flater der UiB er den formelle avsender. Maler med eget design eller med utdatert UiB-design skal ikke brukes.  

 

UiBs logo kan lastes ned fra UiBs profilmanual 

 

Spørsmål om grafisk profil? 

Du finner informasjon om bruk av UiBs grafiske profil i UiBs profilmanual.  

 


English:

The official templates for the University of Bergen have been updated with a new design. Among others, this applies for PowerPoint and Word templates, email signature, video, poster, folder and rollup.  

Templates in Office 365
The most commonly used templates are available directly through Microsoft 365 in PowerPoint and Word. You’ll find more info on how to access them in UiBhelp.

All templates are available for download from UiB’s Brand guide.

Mandatory use of the official UiB templates and logo
The UiB graphic profile is a strategic tool to secure a clear, consistent, and united visual expression and identity across our numerous departments and units.

Using the UiB graphic profile is mandatory for the entire organisation, and for all digital and printed communication where UiB is the formal adressant. Custom or outdated templates are not to be used.

The UiB logo can be downloaded from UiB’s Brand guide.

Questions regarding the UiB graphic profile?
You will find information on how to use the UiB graphic profile in UiBs brand guide

Info om post, transport/materiell, campusbuss sommeren 2021

På grunn av situasjonen vedr. Korona kan det bli endringer på kort varsel dersom det blir endringer i myndighetenes anbefalinger eller UiBs retningslinjer. Endringer vil varsles på Ansattsidene under meldinger.

Inntil videre praktiseres kun én sjåfør pr. bil, og løsning av oppdrag vil derfor bli tilpasset dette.

POST: (både intern og ekstern post)
Fra og med mandag 14. juni til og med fredag 13. august vil det kun bli kjørt 1 – en – postrunde, tilrettelagt for Covid-19-situasjonen per dag, grunnet ferieavvikling.

Eventuelle spørsmål om dette kan rettes til postansvarlig Knut-Egil Larsen:
Tlf. kontor: 55 58 20 71
Mobil: 905 04 899
E-post: Knut-Egil.Larsen@uib.no

CAMPUSS BUSS:
Campusbussen er fortsatt stengt. Det finnes ingen planer for gjenåpning av denne de nærmeste månedene.

TRANSPORT- OG MATERIELLSEKSJONEN:
Vi avvikler ferie fra 14. juni, og frem til første halvdel av august. Det vil kun være én ansatt tilgjengelig for oppdrag i denne perioden. Kun enkle monteringsoppdrag og transportoppdrag vil bli gjennomført. Større flyttinger som krever mer enn 2 personer må bestilles hos vår rammeavtalepartner Relokator,

Kontaktdata Relokator: Merethe.Sandvik.Hjortland@relokator.no Mobil: 416 74 844

Vi ønsker alle våre kunder en flott og formidabel sprek sommer, i Norge.

Med vennlig hilsen
Sverre Pettersen
Leder Transport- og parkseksjonen

Behov for medarbeidere under OSKE-eksamen

Vi har pr. i dag omtrent 40 påmeldte medarbeidere til de to OSKE-eksamenene vi skal gjennomføre i juni. Vi har klart å dekke behovet for den minste eksamenen (MED12), men for eksamen i MED6 trenger vi ytterligere 20 medarbeidere.

Vi trenger flere medarbeidere enn normalt på grunn av smittevernstiltakene.

Meld deg på via denne lenken: https://skjemaker.app.uib.no/view.php?id=9904453

Eventuelle spørsmål kan rettes til Lise Amble (MED6) eller Dina Midtflø (MED12).

Med vennlig hilsen
Ørjan Leren
Assiterende fakultetsdirektør

Informasjon til alle ansatte fra HR-direktøren

Registrering av ferie, seniordager og fleksitid 2021
Alle ansatte ved UiB skal bruke Selvbetjeningsportalen for å registrere ferie og seniordager. Ansatte som skal registrere arbeidstid skal gjøre dette i Selvbetjeningsportalen. Registrering i Selvbetjeningsportalen sikrer at de ansatte selv og deres ledere til enhver tid har god oversikt over ferie og fleksibel arbeidstid, og at disse er i henhold til gjeldende lover, tariffavtaler og reglement.

Ferie
Alle ansatte ved UiB skal avvikle opptjent ferie hvert år. Ved årsslutt avsluttes ferieregnskapet for den enkelte, og det er da viktig at ferie er registrert i Selvbetjenings-portalen. Dette gjelder de 25 feriedagene (30 for de over 60 år) som ansatte etter lov og avtale har rett til, samt eventuelle feriedager overført fra forrige ferieår.

Arbeidsgiver skal se til at ansatte tar ut ferie og om nødvendig følge opp dette. Ferieplan for hovedferieperioden bør foreligge senest 1. mai og søknader om sommerferie må derfor registreres i Selvbetjeningsportalen i god tid før denne datoen. Utgangspunktet er at alle ansatte skal avvikle minimum tre uker ferie i perioden 1. juni – 30. september, og fortrinnsvis mellom de to studiesemestrene.

Hva skjer om du ikke registrerer ferien innen 1. mai?
Dersom det er ansatte som ikke har registrert ferie innen fristen, vil UiB vurdere registrering av å pålegge 3 uker ferie i juli måned. Dette vil bli registrert i Selvbetjeningsportalen medio juni.

Registrering av eventuell restferie – frist 1. oktober
Erfaringsmessig er det om høsten behov for å planlegge avvikling av den resterende ferien. Denne må avvikles i siste del av året og det settes derfor en frist til 1. oktober for søknader om avvikling av restferien.

Overføring av ferie
Unntaksvis kan ansatte søke om overføring av inntil 14 feriedager til neste år. Dette gjelder fortrinnsvis der forhold hos arbeidsgiver har forhindret uttak av ferie. Søknaden skal vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.

Seniorpolitiske tiltak
I henhold til Hovedtariffavtalen i staten må UiB legge til rette for at arbeidstakerne kan stå lenger i arbeid. For å motivere eldre arbeidstakere til dette, gis arbeidstakere ved UiB tjenestefri med lønn tilsvarende 10 dager pr. år fra det kalenderåret man fyller 62 år.

Uttak av seniordager avtales med leder og registreres i Selvbetjeningsportalen. Seniorpolitiske dager kan ikke overføres til neste kalenderår, og det er viktig å se bruken av seniordager i sammenheng med avvikling av ferie.

Det har forekommet at ansatte som har tatt ut seniorpolitiske dager, søker om overføring av ikke avviklet ferie. Dette er ikke i samsvar med intensjonene bak ordningen med seniorpolitiske tiltak. I slike tilfeller kan det bli aktuelt å omgjøre seniorpolitiske dager til feriedager.

Fleksitid – tidsregistrering i Selvbetjeningsportalen
Selvbetjeningsportalen gir den ansatte og ledelsen oversikt over fleksitidsregnskapet. Regnskapet skal følges opp jevnlig av både arbeidstaker og leder for å unngå å komme i en situasjon med for mye pluss- eller minustid.

Påminnelse: Meld deg på til OSKE!

Nå har arbeidet med OSKE i juni startet. I juni trenger vi hjelp fra ansatte til administrative oppgaver både til OSKE i MED12 9. juni og OSKE i MED6 16. juni. Oppgavene går enten ut på å være i en sløyfe på OSKE eller å hjelpe til på en annen måte, for eksempel med registrering av kandidater.

I MED6 er det et større antall studenter som skal ha eksamen enn i MED12, så her er det behov for flere ansatte. I påmeldingsskjemaet velger du hvilken eksamen og hvilke dager du kan delta.

Vi ønsker at de som er på sløyfer kan være med å rigge (og rydde) den sløyfen de skal være på.

Påmeldingsskjema: https://skjemaker.app.uib.no/view.php?id=9904453

Vi ønsker å få på plass sløyfene i god tid før OSKE, og det er derfor ønskelig med tilbakemelding senest 22. mars 2021.

Spørsmål?
Ta kontakt med Lise S. Amble for OSKE i MED6 og/eller Dina-Kristin Midtflø for OSKE i MED12

Viktig påminnelse om tofaktor-pålogging – frist utgangen av mars 2021 / Important reminder of two factor authentication – deadline end of March 2021

Viser til tidligere utsendt informasjon om innføring av tofaktor-pålogging ved UiB. Vi har fått beskjed fra IT-avdelingen at det er mange K1-ansatte som ikke har fullført aktiveringen av tofaktor-pålogging.

Årsaken til at du må gjøre dette er at i løpet av mars vil UiB kreve tofaktor-pålogging på flere tjenester – blant annet VPN. Det betyr at om du ikke har fullført aktiveringen av tofaktor-pålogging vil du ikke kunne benytte deg av tjenestene som krever VPN. Samtidig vil UiB kreve tofaktor-pålogging for stadig flere tjenester fremover.

IT-avdelingen sier også at det er en stor sikkerhetsrisiko for UiB å ha aktive brukerkontoer som ikke har tofaktor-pålogging aktivert. Derfor må du aktivere tofaktor så snart som mulig.

Du finner mer informasjon om hvordan du fullfører aktiveringen i UiBhjelp: https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%200780/no/

Her ligger det også en video som viser steg for steg hvordan du fullfører aktivering av tofaktor-pålogging.

Hilsen
Jorunn Skei
administrasjonssjef


English: 

With reference to previous sent information about implementing of two factor authentication at the University of Bergen.

It has come to our attention from the IT-Department that many of you at K1 have not completed the activation of two factor authentication. We kindly ask that you do this as soon as possible.

To find more information about how to complete the activation, use the following link to “UiBhjelp”:
https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%200780/no/

You will find a video showing a step-by-step guide on how to complete the activation, in the above mentioned web page.

During March, the University of Bergen will make two factor authentication compulsory for many of the IT-services, such as VPN. If you do not activate the authentication within the end of March, you will not be able to use any IT-services which are dependent on using VPN. UiB will also expand the use of two factor authentication on a larger number of IT-services during the coming months.

It is also unfortunately a huge security risk for the University of Bergen having user accounts that do not use two factor authentication. Therefore, as mentioned earlier, we kindly ask you to finish the activation as soon as possible.

Best regards,
Jorunn Skei
Head of Administration