Kjære alle kollegaer
Hverdagen vår er preget av mange endringer og ikke alle er relatert til koronasmitten. Noen av dere har kanskje hørt om BOTT i ulike sammenhenger, men de fleste har kanskje aldri hørt om det. BOTT får nå en betydning for dere alle og det er greit å forberede seg på det.
Hva er BOTT?
BOTT er et samarbeid mellom universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim med mål om å finne felles løsninger som kan brukes av hele universitets- og høyskolesektoren, med større grad av selvbetjening og digitale prosesser. Prosjektet ble etablert for flere år siden, gjennom Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), men nå nærmer det seg raskt første fase for iverksetteing. I et eget prosjekt forbereder nå UiB de nye løsningene og prosessene som kommer fra BOTT økonomi og lønn.
Ved UiB blir det fra 1. januar 2021 innført et økonomisystem (bestillinger og fakturaer). Det er etablert et mottaksprosjekt ved UiB sentralt og ved Det medisinske fakultet for å sørge for en best mulig innføring av de nye løsningene og tjenestene. Dette innebærer et omfattende arbeid fremover for mange. Våre økonomer har nå en stor jobb med å rydde i økonomidelen av prosjektene vi har, lage nye strukturer for prosjektaktiviteten, for så å legge dette inn i nytt system, samt ellers forberede seg på å jobbe i nye systemer. Vi prøver å fortsatt gi dere god service og raske avklaringer, men noen oppgaver kan bli forsinket nå i høst.
Hva betyr BOTT-prosjektet for deg som UiB-ansatt?
HR-portalen (Pagaweb) fases ut og blir erstattet med selvbetjeningsløsning på nett eller med DFØ-app. Det er her dere fra 1. januar 2021 skal legge inn refusjon av utlegg, registrere reiseregninger, arbeidstid, fravær og ferie og sjekke lønnsslipp. Noen skal også utføre oppgaver som ansatt og som godkjenner. Det kommer mer informasjon om innhold og opplæring for bruk av løsningene.
BOTT ved Det medisinske fakultet
Fakultetet har startet et eget prosjekt for å sørge for at overgangen til nye system går mest mulig smidig. Det er opprettet egne nettsider ved MED og her finner dere mer informasjon om prosjektet: https://www.uib.no/med/137379/bott-%C3%B8konomi-ved-det-medisinske-fakultet
Vi er mange som nå jobber for at disse endringene ikke skal skape mye ekstraarbeid for dere. Vi håper vi lykkes med det!
Er det noe dere lurer på kan dere ta kontakt med Ingvild Vandeskog Wallacher, som er leder for arbeidsgruppen for mottak av BOTT ved fakultetet.
Riktig god høsthelg!
Beste hilsen
Jorunn
administrasjonssjef