Registrering av ferie, seniordager og fleksitid 2021
Alle ansatte ved UiB skal bruke Selvbetjeningsportalen for å registrere ferie og seniordager. Ansatte som skal registrere arbeidstid skal gjøre dette i Selvbetjeningsportalen. Registrering i Selvbetjeningsportalen sikrer at de ansatte selv og deres ledere til enhver tid har god oversikt over ferie og fleksibel arbeidstid, og at disse er i henhold til gjeldende lover, tariffavtaler og reglement.
Ferie
Alle ansatte ved UiB skal avvikle opptjent ferie hvert år. Ved årsslutt avsluttes ferieregnskapet for den enkelte, og det er da viktig at ferie er registrert i Selvbetjenings-portalen. Dette gjelder de 25 feriedagene (30 for de over 60 år) som ansatte etter lov og avtale har rett til, samt eventuelle feriedager overført fra forrige ferieår.
Arbeidsgiver skal se til at ansatte tar ut ferie og om nødvendig følge opp dette. Ferieplan for hovedferieperioden bør foreligge senest 1. mai og søknader om sommerferie må derfor registreres i Selvbetjeningsportalen i god tid før denne datoen. Utgangspunktet er at alle ansatte skal avvikle minimum tre uker ferie i perioden 1. juni – 30. september, og fortrinnsvis mellom de to studiesemestrene.
Hva skjer om du ikke registrerer ferien innen 1. mai?
Dersom det er ansatte som ikke har registrert ferie innen fristen, vil UiB vurdere registrering av å pålegge 3 uker ferie i juli måned. Dette vil bli registrert i Selvbetjeningsportalen medio juni.
Registrering av eventuell restferie – frist 1. oktober
Erfaringsmessig er det om høsten behov for å planlegge avvikling av den resterende ferien. Denne må avvikles i siste del av året og det settes derfor en frist til 1. oktober for søknader om avvikling av restferien.
Overføring av ferie
Unntaksvis kan ansatte søke om overføring av inntil 14 feriedager til neste år. Dette gjelder fortrinnsvis der forhold hos arbeidsgiver har forhindret uttak av ferie. Søknaden skal vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.
Seniorpolitiske tiltak
I henhold til Hovedtariffavtalen i staten må UiB legge til rette for at arbeidstakerne kan stå lenger i arbeid. For å motivere eldre arbeidstakere til dette, gis arbeidstakere ved UiB tjenestefri med lønn tilsvarende 10 dager pr. år fra det kalenderåret man fyller 62 år.
Uttak av seniordager avtales med leder og registreres i Selvbetjeningsportalen. Seniorpolitiske dager kan ikke overføres til neste kalenderår, og det er viktig å se bruken av seniordager i sammenheng med avvikling av ferie.
Det har forekommet at ansatte som har tatt ut seniorpolitiske dager, søker om overføring av ikke avviklet ferie. Dette er ikke i samsvar med intensjonene bak ordningen med seniorpolitiske tiltak. I slike tilfeller kan det bli aktuelt å omgjøre seniorpolitiske dager til feriedager.
Fleksitid – tidsregistrering i Selvbetjeningsportalen
Selvbetjeningsportalen gir den ansatte og ledelsen oversikt over fleksitidsregnskapet. Regnskapet skal følges opp jevnlig av både arbeidstaker og leder for å unngå å komme i en situasjon med for mye pluss- eller minustid.