Category: Administrativt

Påminnelse om ferieavvikling 2022

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Takk til alle som nå har registret hovedferien! Har du ikke registret sommerferie enda, så ber vi deg gjøre det nå.

Vi minner om at hovedferieperioden er mellom 15. mai og 15. september og det forventes at vi har avviklet fire uker ferie før tiden for avvikling av hovedferien er over – én uke vår og tre uker i hovedferien. Det er fint om du planlegger resten av ferien også. Frist for å registrere restferien er 1. oktober.

Søknad om ferie legges inn i HR-portalen som vanlig. Ferie skal avklares med nærmeste leder og dere må legge inn merknad om dette i søknaden.

https://login.dfo.no/mga/sps/authsvc?PolicyId=urn:ibm:security:authentication:asf:dfolandingpage

(I DFØ-portalen må du må logge deg på via Feide for å få tilgang til DFØ lønn og regnskap.)

Beste hilsen
Jorunn

Foto/ill.: colourbox.com

Informasjon om ferieavvikling 2022 / Information regarding how to apply and register holiday

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Kjære alle

Informasjon om ferieavvikling 2022
Vi minner om at fristen for å registrere hovedferien er satt til 1. mai i år. Hovedferieperioden er mellom 15. mai og 15. september og det forventes at vi har avviklet fire uker ferie før tiden for avvikling av hovedferien er over – én uke vår og tre uker i hovedferien. Det er fint om du planlegger resten av ferien også. Frist for å registrere restferien er 1. oktober.

Søknad om ferie legges inn i HR-portalen som vanlig. Ferie skal avklares med nærmeste leder og dere må legge inn merknad om dette i søknaden.

https://login.dfo.no/mga/sps/authsvc?PolicyId=urn:ibm:security:authentication:asf:dfolandingpage

(I DFØ-portalen må du må logge deg på via Feide for å få tilgang til DFØ lønn og regnskap.)

Tusen takk for at du hjelper oss med dette!

Beste hilsen
Jorunn

English:

Dear all

Information regarding how to apply and register holiday
We remind you that the deadline for registering the main holiday is set for May 1st this year. The main holiday period is between May 15th and September 15th and it is expected that four weeks of vacation is completed before the time for the main holiday is over. One week in spring and three weeks of main holiday.

It’s also great if you start planning the rest of your vacation as well. The deadline for registering the remaining holiday is October 1st.

Application for holidays are registered in the HR-portal as usual. Holidays must be clarified with the nearest leader/supervisor and you must make a comment on this in the application.

https://login.dfo.no/mga/sps/authsvc?PolicyId=urn:ibm:security:authentication:asf:dfolandingpage

(You need to log in via Feide to access DFØ payroll and accounting.)

Thank you for helping us with this matter!

Best wishes
Jorunn

Tax seminar for international employees

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

International Centre is inviting you to join the tax seminar:

Do you have questions regarding the Norwegian tax return?

UiB invites international staff to a two hours tax seminar with a tax lawyer. In this seminar you will be informed about what you need to take care of when filling in the Norwegian tax return.

The seminar is held on Tuesday 5th April.

Link to join the seminar will be sent the day before.

Register here: https://skjemaker.app.uib.no/view.php?id=10833305

See calendar event here: https://www.uib.no/en/international/144629/norwegian-tax-return-staff

Bli med på OSKE i juni 2022!

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Hei alle sammen,

Nå har arbeidet med OSKE i juni startet og vi trenger deres hjelp. Administrative ansatte er nødvendig for at både OSKE i MED12 8. juni og OSKE i MED6 16. juni, skal gå rundt. I MED6 er det et større antall studenter som skal ha eksamen enn i MED12, så her er det behov for flere ansatte. I påmeldingsskjemaet velger du hvilken eksamen og hvilke dager du kan delta. Vi ønsker at de som er på sløyfer kan være med å rigge (og rydde) den sløyfen de skal være på.

Påmeldingsskjema: https://skjemaker.app.uib.no/view.php?id=12323008

Vi ønsker å få på plass sløyfene i god tid før OSKE, og det er derfor ønskelig med tilbakemelding seinest fredag 8. april.

Vi håper så mange som mulig har anledning til å delta! Av erfaring vet vi at mange synes det er utrolig kjekt å få være med på OSKE. Det er en fin mulighet til å treffe kolleger du ikke ser hver dag, og få et innblikk i hvordan eksamen til studentene fungerer. I tillegg får dere servert lunsj og mulighet til å mingle i lunsjen.

Dersom dere har spørsmål, ikke nøl med å ta kontakt med oss 😊

OSKE6: Mareike Mannigel – 55586235
OSKE12: Ingvild Lekven Jonsvoll – 55585407

Med vennlig hilsen
Mareike og Ingvild

Foto/ill.: Paul André Sommerfeldt

Endringer i ordningen for driftsmidler til rekrutteringsstillinger

Posted onAuthorKjetil U. Harkestad

Fra fakultetsledelsen til UiB-stipendiater og postdoktorer

Det gjøres endringer i ordningen for driftsmidler til rekrutteringsstillinger

Med bakgrunn i de store kuttene i budsjettrammene som fakultet står overfor er det dessverre nødvendig å justere ordningen knyttet til driftsmidler til rekrutteringsstillinger. Satsen reduseres med kr. 20 000 pr årsverk fra 2022:

  • For stipendiater er satsen redusert fra kr. 55 000 i 2021 til kr. 35 000 i 2022.
  • For postdoktorer er satsen redusert fra kr. 75 000 i 2021 til kr. 55 000 i 2022.

Instituttene vil som tidligere beholde kr. 15 000 pr. årsverk av disse summene. Dette er bl.a. bidrag til kostnader knyttet til disputaser.
Det betyr at stipendiater får kr. 20 000 i driftsmidler for 2022, og postdoktorene får kr. 40 000 i driftsmidler for 2022.

Informasjon om endringer i utlysningstekster og i retningslinjer for vurdering av søkere til fakultetets rekrutteringsstillinger

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Det er foretatt noen endringer i forbindelse med utlysning av fakultetets rekrutteringsstillinger (Fellesutlysningen) høsten 2021. Vi anbefaler at alle veiledere og søkere leser både utlysningstekst og kriterier for vurdering av søknadene nøye. Merk: Det utlyses ikke postdoc-stillinger høsten 2021, men endringene vil gjelde også videre fremover.

Du kan lese om endringene her.

Påmelding til OSKE12, desember 2021

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Den 8. desember 2021 arrangeres OSKE12 for sisteårsstudentene på medisin. I den forbindelse trenger vi som vanlig hjelp fra og teknisk- og administrativt personale for at dette skal gå. Vi setter veldig pris på om dere kan bidra til dette.

Her er lenke til påmelding.

Kort om OSKE12:

  • Selve eksamen er 8. desember
  • Rigging av sløyfer og utstyr foregår 7. desember
  • Nedrigging og rydding 8. og 9 desember
  • Det er omtrent 80 studenter, fordelt på to puljer
  • Første pulje starter på morgenen, andre pulje etter lunsj
  • Puljene fordeles på fire sløyfer
  • Alle sløyfene vil være i BB-bygget (Bygg for biologiske basalfag) i Jonas Lies vei 91
  • Det er gratis lunsj for påmeldte på eksamensdagen
  • Du får mulighet til å treffe kollegaer og studenter som du ikke ser daglig, noe som er veldig kjekt

Som vanlig vil det holdes informasjonsmøter når OSKE nærmer seg.

Foto: Øyvind Byrkjedal-Bendiksen

Ny løsning for HMS-avvik ved UiB

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

5. oktober tok UiB i bruk UiBhjelp for melding og oppfølging av HMS-avvik. Det betyr at HMS-avvik som den enkelte oppdager skal registreres i meldeskjema i UiBhjelp.

Lurer du på hva HMS-avvik er?

Det kan være:

  • brudd på HMS-retningslinjer og -prosedyrer
  • forhold som reduserer brannsikkerheten
  • tyveri eller hærverk
  • personskade som skjer på campus
  • uønskede hendelser på laboratoriet

Les mer her om melding og oppfølging av HMS-avvik.

Nye nettsider på uib.no:
NO: https://www.uib.no/hms-portalen/147573/meld-hms-avvik
EN: https://www.uib.no/en/hms-portalen/147849/report-hse-non-conformities

Her er en pp-fil med komprimert informasjon om hva som skal meldes via avvikssystemet og hvordan det skal meldes. Gjør dere kjent med det nye avvikssystemet og bruk det!

Vennlig hilsen
Jorunn Skei
administrasjonssjef

Tofaktor-pålogging blir obligatorisk for VPN

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Fra onsdag 29. september 2021 må alle bruke tofaktor-autentisering for å koble seg til UiBs nettverk utenfra med VPN (Cisco AnyConnect som nå er UiBs eneste VPN-tjeneste).

For å koble deg til VPN etter dette tidspunktet, må du først ha aktivert tofaktor-pålogging for din brukerkonto. Alle brukere har fått tilsendt informasjon om hvordan man aktiverer tofaktor-pålogging.

Opplæringsvideo: https://vimeo.com/507534366/5f597951f5

IT-avdelingen, UiB

Har du fortsatt ubrukte feriedager for 2021?

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Her er en påminnelse om at frist for registrering av restferie var 1. oktober. Vi ber om at du legger inn dine resterende feriedager nå. Det gjøres i Selvbetjeningsportalen: https://www.uib.no/selvbetjeningsportalen Velg fanen «Tid», deretter «Fraværssøknader» og så «Opprett søknad».

HR-avdelingen ved UiB har informert fakultetene og instituttene om at det kan bli aktuelt for UiB sentralt å kjøre en masseregistrering av ferie, men det håper jeg vi skal unngå ved K1.

Med ønske om gode feriedager i høst og vinter!

Hilsen Jorunn
administrasjonssjef

UiB slår av videresending av e-post 15. september 2021

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

UiB har per i dag en tjeneste for videresending av UiB-e-post, som mange av dere benytter dere av. Dessverre vil denne muligheten avvikles 15. september grunnet informasjonssikkerhet og for etterlevelse av personvernlovgivningen. Dette vil for mange medføre en endring av hvordan du får tilgang til UiB-e-post, spesielt for dere i II-stillinger.

Det er flere andre alternativ for å få UiB-e-post: det kan legges til UiB-konto på mobil enhet, e-posten kan leses via en nettleser og via skrivebord.uib.no (https://it.uib.no/Skrivebord.uib.no). På UiBhjelp (https://hjelp.uib.no/tas/public/ssp/) finnes mer informasjon om hvordan man legger inn en e-postkonto: https://hjelp.uib.no/tas/public/ssp/content/detail/knowledgeitem?unid=19da082b-7e9b-4a4b-9a26-7810d9dcc747

Alle UiB-ansatte som bruker videresendingsfunksjonen vil få e-post fra IT-avdelingen med mer informasjon. Vi er klar over at dette medfører ulemper for alle som videresender e-post og at dere nå må få satt opp lesing av UiB-e-post på en annen måte. Vi er avhengig av å kommunisere med hverandre på UiB-e-post og vi håper dere raskt benytter et annet alternativ enn videresending.

Vennlig hilsen
Jorunn
administrasjonssjef

Brev fra universitetsdirektøren om personvern og automatisk videresending av e-post

Påminnelse: Tofaktor-pålogging

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Aktiver tofaktor-pålogging din nå
K1 har fått informasjon fra IT-avdelingen om at det er en del ansatte ved K1 som ikke har aktivert tofaktor-pålogging. Om du ikke har aktivert denne vil du dessverre ikke få tilgang til mange av UiB-innlogginger og systemer.

Begrunnelsen for innføringen er:
Tofaktor-pålogging er et av de mest effektive tiltakene for å bedre informasjonssikkerheten. Anbefalingene fra offentlige myndigheter som Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) peker på dette som en av de «enkle» tingene man kan gjøre for å beskytte seg. Fordi dette tiltaket er så viktig for informasjonssikkerheten, jobber UiB for at alle brukerkontoer skal være beskyttet av tofaktor-pålogging.

Per i dag er det Microsoft 365-tjenestene og VPN som har tofaktor-pålogging, og alle tjenester med pålogging via Feide.

Ta i bruk tofaktor-pålogging
Du finner mer informasjon om hvordan du fullfører aktiveringen i UiBhjelp: https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%200780/no/
Det er også laget en video som viser prosessen steg for steg: https://vimeo.com/507534366/5f597951f5
Dersom du opplever problemer eller trenger hjelp for å aktivere tofaktor-pålogging, kan du kontakte http://hjelp.uib.no

Vennlig hilsen
Jorunn
administrasjonssjef

Maler som følger UiBs grafiske profil / Official UiB templates

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Universitetet i Bergens maler har blitt oppdatert med nytt design. Det gjelder blant annet maler til PowerPoint, Word, signatur for e-post, video, plakat, folder og rollup.  

 

Maler i Microsoft 365 

De mest sentrale malene er tilgjengelige gjennom Microsoft 365 direkte i PowerPoint og Word. Se informasjon i uibhjelp-hjelpeside. 

 

Alle malene kan også lastes ned fra UiBs profilmanual.   

 

Bruk kun offisielle maler og logo
UiBs Grafisk profil er et strategisk verktøy, som skal sikre at universitetet signaliserer ryddighet, kvalitet og organisatorisk tilhørighet, slik at Universitetet i Bergen fremstår konsekvent og helhetlig i sin visuelle kommunikasjon. 

 

Den grafiske profilen skal brukes av hele organisasjonen, og på digitale og trykte flater der UiB er den formelle avsender. Maler med eget design eller med utdatert UiB-design skal ikke brukes.  

 

UiBs logo kan lastes ned fra UiBs profilmanual 

 

Spørsmål om grafisk profil? 

Du finner informasjon om bruk av UiBs grafiske profil i UiBs profilmanual.  

 

English:

The official templates for the University of Bergen have been updated with a new design. Among others, this applies for PowerPoint and Word templates, email signature, video, poster, folder and rollup.  

Templates in Office 365
The most commonly used templates are available directly through Microsoft 365 in PowerPoint and Word. You’ll find more info on how to access them in UiBhelp.

All templates are available for download from UiB’s Brand guide.

Mandatory use of the official UiB templates and logo
The UiB graphic profile is a strategic tool to secure a clear, consistent, and united visual expression and identity across our numerous departments and units.

Using the UiB graphic profile is mandatory for the entire organisation, and for all digital and printed communication where UiB is the formal adressant. Custom or outdated templates are not to be used.

The UiB logo can be downloaded from UiB’s Brand guide.

Questions regarding the UiB graphic profile?
You will find information on how to use the UiB graphic profile in UiBs brand guide

Info om post, transport/materiell, campusbuss sommeren 2021

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

På grunn av situasjonen vedr. Korona kan det bli endringer på kort varsel dersom det blir endringer i myndighetenes anbefalinger eller UiBs retningslinjer. Endringer vil varsles på Ansattsidene under meldinger.

Inntil videre praktiseres kun én sjåfør pr. bil, og løsning av oppdrag vil derfor bli tilpasset dette.

POST: (både intern og ekstern post)
Fra og med mandag 14. juni til og med fredag 13. august vil det kun bli kjørt 1 – en – postrunde, tilrettelagt for Covid-19-situasjonen per dag, grunnet ferieavvikling.

Eventuelle spørsmål om dette kan rettes til postansvarlig Knut-Egil Larsen:
Tlf. kontor: 55 58 20 71
Mobil: 905 04 899
E-post: Knut-Egil.Larsen@uib.no

CAMPUSS BUSS:
Campusbussen er fortsatt stengt. Det finnes ingen planer for gjenåpning av denne de nærmeste månedene.

TRANSPORT- OG MATERIELLSEKSJONEN:
Vi avvikler ferie fra 14. juni, og frem til første halvdel av august. Det vil kun være én ansatt tilgjengelig for oppdrag i denne perioden. Kun enkle monteringsoppdrag og transportoppdrag vil bli gjennomført. Større flyttinger som krever mer enn 2 personer må bestilles hos vår rammeavtalepartner Relokator,

Kontaktdata Relokator: Merethe.Sandvik.Hjortland@relokator.no Mobil: 416 74 844

Vi ønsker alle våre kunder en flott og formidabel sprek sommer, i Norge.

Med vennlig hilsen
Sverre Pettersen
Leder Transport- og parkseksjonen

Behov for medarbeidere under OSKE-eksamen

Posted onAuthorKristina B Heggø

Vi har pr. i dag omtrent 40 påmeldte medarbeidere til de to OSKE-eksamenene vi skal gjennomføre i juni. Vi har klart å dekke behovet for den minste eksamenen (MED12), men for eksamen i MED6 trenger vi ytterligere 20 medarbeidere.

Vi trenger flere medarbeidere enn normalt på grunn av smittevernstiltakene.

Meld deg på via denne lenken: https://skjemaker.app.uib.no/view.php?id=9904453

Eventuelle spørsmål kan rettes til Lise Amble (MED6) eller Dina Midtflø (MED12).

Med vennlig hilsen
Ørjan Leren
Assiterende fakultetsdirektør

Informasjon til alle ansatte fra HR-direktøren

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Registrering av ferie, seniordager og fleksitid 2021
Alle ansatte ved UiB skal bruke Selvbetjeningsportalen for å registrere ferie og seniordager. Ansatte som skal registrere arbeidstid skal gjøre dette i Selvbetjeningsportalen. Registrering i Selvbetjeningsportalen sikrer at de ansatte selv og deres ledere til enhver tid har god oversikt over ferie og fleksibel arbeidstid, og at disse er i henhold til gjeldende lover, tariffavtaler og reglement.

Ferie
Alle ansatte ved UiB skal avvikle opptjent ferie hvert år. Ved årsslutt avsluttes ferieregnskapet for den enkelte, og det er da viktig at ferie er registrert i Selvbetjenings-portalen. Dette gjelder de 25 feriedagene (30 for de over 60 år) som ansatte etter lov og avtale har rett til, samt eventuelle feriedager overført fra forrige ferieår.

Arbeidsgiver skal se til at ansatte tar ut ferie og om nødvendig følge opp dette. Ferieplan for hovedferieperioden bør foreligge senest 1. mai og søknader om sommerferie må derfor registreres i Selvbetjeningsportalen i god tid før denne datoen. Utgangspunktet er at alle ansatte skal avvikle minimum tre uker ferie i perioden 1. juni – 30. september, og fortrinnsvis mellom de to studiesemestrene.

Hva skjer om du ikke registrerer ferien innen 1. mai?
Dersom det er ansatte som ikke har registrert ferie innen fristen, vil UiB vurdere registrering av å pålegge 3 uker ferie i juli måned. Dette vil bli registrert i Selvbetjeningsportalen medio juni.

Registrering av eventuell restferie – frist 1. oktober
Erfaringsmessig er det om høsten behov for å planlegge avvikling av den resterende ferien. Denne må avvikles i siste del av året og det settes derfor en frist til 1. oktober for søknader om avvikling av restferien.

Overføring av ferie
Unntaksvis kan ansatte søke om overføring av inntil 14 feriedager til neste år. Dette gjelder fortrinnsvis der forhold hos arbeidsgiver har forhindret uttak av ferie. Søknaden skal vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.

Seniorpolitiske tiltak
I henhold til Hovedtariffavtalen i staten må UiB legge til rette for at arbeidstakerne kan stå lenger i arbeid. For å motivere eldre arbeidstakere til dette, gis arbeidstakere ved UiB tjenestefri med lønn tilsvarende 10 dager pr. år fra det kalenderåret man fyller 62 år.

Uttak av seniordager avtales med leder og registreres i Selvbetjeningsportalen. Seniorpolitiske dager kan ikke overføres til neste kalenderår, og det er viktig å se bruken av seniordager i sammenheng med avvikling av ferie.

Det har forekommet at ansatte som har tatt ut seniorpolitiske dager, søker om overføring av ikke avviklet ferie. Dette er ikke i samsvar med intensjonene bak ordningen med seniorpolitiske tiltak. I slike tilfeller kan det bli aktuelt å omgjøre seniorpolitiske dager til feriedager.

Fleksitid – tidsregistrering i Selvbetjeningsportalen
Selvbetjeningsportalen gir den ansatte og ledelsen oversikt over fleksitidsregnskapet. Regnskapet skal følges opp jevnlig av både arbeidstaker og leder for å unngå å komme i en situasjon med for mye pluss- eller minustid.

Påminnelse: Meld deg på til OSKE!

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Nå har arbeidet med OSKE i juni startet. I juni trenger vi hjelp fra ansatte til administrative oppgaver både til OSKE i MED12 9. juni og OSKE i MED6 16. juni. Oppgavene går enten ut på å være i en sløyfe på OSKE eller å hjelpe til på en annen måte, for eksempel med registrering av kandidater.

I MED6 er det et større antall studenter som skal ha eksamen enn i MED12, så her er det behov for flere ansatte. I påmeldingsskjemaet velger du hvilken eksamen og hvilke dager du kan delta.

Vi ønsker at de som er på sløyfer kan være med å rigge (og rydde) den sløyfen de skal være på.

Påmeldingsskjema: https://skjemaker.app.uib.no/view.php?id=9904453

Vi ønsker å få på plass sløyfene i god tid før OSKE, og det er derfor ønskelig med tilbakemelding senest 22. mars 2021.

Spørsmål?
Ta kontakt med Lise S. Amble for OSKE i MED6 og/eller Dina-Kristin Midtflø for OSKE i MED12

Viktig påminnelse om tofaktor-pålogging – frist utgangen av mars 2021 / Important reminder of two factor authentication – deadline end of March 2021

Posted onAuthorSiri S. Trosvik

Viser til tidligere utsendt informasjon om innføring av tofaktor-pålogging ved UiB. Vi har fått beskjed fra IT-avdelingen at det er mange K1-ansatte som ikke har fullført aktiveringen av tofaktor-pålogging.

Årsaken til at du må gjøre dette er at i løpet av mars vil UiB kreve tofaktor-pålogging på flere tjenester – blant annet VPN. Det betyr at om du ikke har fullført aktiveringen av tofaktor-pålogging vil du ikke kunne benytte deg av tjenestene som krever VPN. Samtidig vil UiB kreve tofaktor-pålogging for stadig flere tjenester fremover.

IT-avdelingen sier også at det er en stor sikkerhetsrisiko for UiB å ha aktive brukerkontoer som ikke har tofaktor-pålogging aktivert. Derfor må du aktivere tofaktor så snart som mulig.

Du finner mer informasjon om hvordan du fullfører aktiveringen i UiBhjelp: https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%200780/no/

Her ligger det også en video som viser steg for steg hvordan du fullfører aktivering av tofaktor-pålogging.

Hilsen
Jorunn Skei
administrasjonssjef

English: 

With reference to previous sent information about implementing of two factor authentication at the University of Bergen.

It has come to our attention from the IT-Department that many of you at K1 have not completed the activation of two factor authentication. We kindly ask that you do this as soon as possible.

To find more information about how to complete the activation, use the following link to “UiBhjelp”:
https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%200780/no/

You will find a video showing a step-by-step guide on how to complete the activation, in the above mentioned web page.

During March, the University of Bergen will make two factor authentication compulsory for many of the IT-services, such as VPN. If you do not activate the authentication within the end of March, you will not be able to use any IT-services which are dependent on using VPN. UiB will also expand the use of two factor authentication on a larger number of IT-services during the coming months.

It is also unfortunately a huge security risk for the University of Bergen having user accounts that do not use two factor authentication. Therefore, as mentioned earlier, we kindly ask you to finish the activation as soon as possible.

Best regards,
Jorunn Skei
Head of Administration