Det er foretatt noen endringer i forbindelse med utlysning av fakultetets rekrutteringsstillinger (Fellesutlysningen) høsten 2021. Vi anbefaler at alle veiledere og søkere leser både utlysningstekst og kriterier for vurdering av søknadene nøye. Merk: Det utlyses ikke postdoc-stillinger høsten 2021, men endringene vil gjelde også videre fremover.
Du kan lese om endringene her.
Den 8. desember 2021 arrangeres OSKE12 for sisteårsstudentene på medisin. I den forbindelse trenger vi som vanlig hjelp fra og teknisk- og administrativt personale for at dette skal gå. Vi setter veldig pris på om dere kan bidra til dette.
Kort om OSKE12:
Som vanlig vil det holdes informasjonsmøter når OSKE nærmer seg.
Foto: Øyvind Byrkjedal-Bendiksen
5. oktober tok UiB i bruk UiBhjelp for melding og oppfølging av HMS-avvik. Det betyr at HMS-avvik som den enkelte oppdager skal registreres i meldeskjema i UiBhjelp.
Lurer du på hva HMS-avvik er?
Det kan være:
Les mer her om melding og oppfølging av HMS-avvik.
Nye nettsider på uib.no:
NO: https://www.uib.no/hms-portalen/147573/meld-hms-avvik
EN: https://www.uib.no/en/hms-portalen/147849/report-hse-non-conformities
Her er en pp-fil med komprimert informasjon om hva som skal meldes via avvikssystemet og hvordan det skal meldes. Gjør dere kjent med det nye avvikssystemet og bruk det!
Vennlig hilsen
Jorunn Skei
administrasjonssjef
Fra onsdag 29. september 2021 må alle bruke tofaktor-autentisering for å koble seg til UiBs nettverk utenfra med VPN (Cisco AnyConnect som nå er UiBs eneste VPN-tjeneste).
For å koble deg til VPN etter dette tidspunktet, må du først ha aktivert tofaktor-pålogging for din brukerkonto. Alle brukere har fått tilsendt informasjon om hvordan man aktiverer tofaktor-pålogging.
Opplæringsvideo: https://vimeo.com/507534366/5f597951f5
IT-avdelingen, UiB
Her er en påminnelse om at frist for registrering av restferie var 1. oktober. Vi ber om at du legger inn dine resterende feriedager nå. Det gjøres i Selvbetjeningsportalen: https://www.uib.no/selvbetjeningsportalen Velg fanen «Tid», deretter «Fraværssøknader» og så «Opprett søknad».
HR-avdelingen ved UiB har informert fakultetene og instituttene om at det kan bli aktuelt for UiB sentralt å kjøre en masseregistrering av ferie, men det håper jeg vi skal unngå ved K1.
Med ønske om gode feriedager i høst og vinter!
Hilsen Jorunn
administrasjonssjef
UiB har per i dag en tjeneste for videresending av UiB-e-post, som mange av dere benytter dere av. Dessverre vil denne muligheten avvikles 15. september grunnet informasjonssikkerhet og for etterlevelse av personvernlovgivningen. Dette vil for mange medføre en endring av hvordan du får tilgang til UiB-e-post, spesielt for dere i II-stillinger.
Det er flere andre alternativ for å få UiB-e-post: det kan legges til UiB-konto på mobil enhet, e-posten kan leses via en nettleser og via skrivebord.uib.no (https://it.uib.no/Skrivebord.uib.no). På UiBhjelp (https://hjelp.uib.no/tas/public/ssp/) finnes mer informasjon om hvordan man legger inn en e-postkonto: https://hjelp.uib.no/tas/public/ssp/content/detail/knowledgeitem?unid=19da082b-7e9b-4a4b-9a26-7810d9dcc747
Alle UiB-ansatte som bruker videresendingsfunksjonen vil få e-post fra IT-avdelingen med mer informasjon. Vi er klar over at dette medfører ulemper for alle som videresender e-post og at dere nå må få satt opp lesing av UiB-e-post på en annen måte. Vi er avhengig av å kommunisere med hverandre på UiB-e-post og vi håper dere raskt benytter et annet alternativ enn videresending.
Vennlig hilsen
Jorunn
administrasjonssjef
Brev fra universitetsdirektøren om personvern og automatisk videresending av e-post
Aktiver tofaktor-pålogging din nå
K1 har fått informasjon fra IT-avdelingen om at det er en del ansatte ved K1 som ikke har aktivert tofaktor-pålogging. Om du ikke har aktivert denne vil du dessverre ikke få tilgang til mange av UiB-innlogginger og systemer.
Begrunnelsen for innføringen er:
Tofaktor-pålogging er et av de mest effektive tiltakene for å bedre informasjonssikkerheten. Anbefalingene fra offentlige myndigheter som Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) peker på dette som en av de «enkle» tingene man kan gjøre for å beskytte seg. Fordi dette tiltaket er så viktig for informasjonssikkerheten, jobber UiB for at alle brukerkontoer skal være beskyttet av tofaktor-pålogging.
Per i dag er det Microsoft 365-tjenestene og VPN som har tofaktor-pålogging, og alle tjenester med pålogging via Feide.
Ta i bruk tofaktor-pålogging
Du finner mer informasjon om hvordan du fullfører aktiveringen i UiBhjelp: https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%200780/no/
Det er også laget en video som viser prosessen steg for steg: https://vimeo.com/507534366/5f597951f5
Dersom du opplever problemer eller trenger hjelp for å aktivere tofaktor-pålogging, kan du kontakte http://hjelp.uib.no
Vennlig hilsen
Jorunn
administrasjonssjef
Universitetet i Bergens maler har blitt oppdatert med nytt design. Det gjelder blant annet maler til PowerPoint, Word, signatur for e-post, video, plakat, folder og rollup.
Maler i Microsoft 365
De mest sentrale malene er tilgjengelige gjennom Microsoft 365 direkte i PowerPoint og Word. Se informasjon i uibhjelp-hjelpeside.
Alle malene kan også lastes ned fra UiBs profilmanual.
Bruk kun offisielle maler og logo
UiBs Grafisk profil er et strategisk verktøy, som skal sikre at universitetet signaliserer ryddighet, kvalitet og organisatorisk tilhørighet, slik at Universitetet i Bergen fremstår konsekvent og helhetlig i sin visuelle kommunikasjon.
Den grafiske profilen skal brukes av hele organisasjonen, og på digitale og trykte flater der UiB er den formelle avsender. Maler med eget design eller med utdatert UiB-design skal ikke brukes.
UiBs logo kan lastes ned fra UiBs profilmanual
Spørsmål om grafisk profil?
Du finner informasjon om bruk av UiBs grafiske profil i UiBs profilmanual.
English:
The official templates for the University of Bergen have been updated with a new design. Among others, this applies for PowerPoint and Word templates, email signature, video, poster, folder and rollup.
Templates in Office 365
The most commonly used templates are available directly through Microsoft 365 in PowerPoint and Word. You’ll find more info on how to access them in UiBhelp.
All templates are available for download from UiB’s Brand guide.
Mandatory use of the official UiB templates and logo
The UiB graphic profile is a strategic tool to secure a clear, consistent, and united visual expression and identity across our numerous departments and units.
Using the UiB graphic profile is mandatory for the entire organisation, and for all digital and printed communication where UiB is the formal adressant. Custom or outdated templates are not to be used.
The UiB logo can be downloaded from UiB’s Brand guide.
Questions regarding the UiB graphic profile?
You will find information on how to use the UiB graphic profile in UiBs brand guide
På grunn av situasjonen vedr. Korona kan det bli endringer på kort varsel dersom det blir endringer i myndighetenes anbefalinger eller UiBs retningslinjer. Endringer vil varsles på Ansattsidene under meldinger.
Inntil videre praktiseres kun én sjåfør pr. bil, og løsning av oppdrag vil derfor bli tilpasset dette.
POST: (både intern og ekstern post)
Fra og med mandag 14. juni til og med fredag 13. august vil det kun bli kjørt 1 – en – postrunde, tilrettelagt for Covid-19-situasjonen per dag, grunnet ferieavvikling.
Eventuelle spørsmål om dette kan rettes til postansvarlig Knut-Egil Larsen:
Tlf. kontor: 55 58 20 71
Mobil: 905 04 899
E-post: Knut-Egil.Larsen@uib.no
CAMPUSS BUSS:
Campusbussen er fortsatt stengt. Det finnes ingen planer for gjenåpning av denne de nærmeste månedene.
TRANSPORT- OG MATERIELLSEKSJONEN:
Vi avvikler ferie fra 14. juni, og frem til første halvdel av august. Det vil kun være én ansatt tilgjengelig for oppdrag i denne perioden. Kun enkle monteringsoppdrag og transportoppdrag vil bli gjennomført. Større flyttinger som krever mer enn 2 personer må bestilles hos vår rammeavtalepartner Relokator,
Kontaktdata Relokator: Merethe.Sandvik.Hjortland@relokator.no Mobil: 416 74 844
Vi ønsker alle våre kunder en flott og formidabel sprek sommer, i Norge.
Med vennlig hilsen
Sverre Pettersen
Leder Transport- og parkseksjonen
Vi har pr. i dag omtrent 40 påmeldte medarbeidere til de to OSKE-eksamenene vi skal gjennomføre i juni. Vi har klart å dekke behovet for den minste eksamenen (MED12), men for eksamen i MED6 trenger vi ytterligere 20 medarbeidere.
Vi trenger flere medarbeidere enn normalt på grunn av smittevernstiltakene.
Meld deg på via denne lenken: https://skjemaker.app.uib.no/view.php?id=9904453
Eventuelle spørsmål kan rettes til Lise Amble (MED6) eller Dina Midtflø (MED12).
Med vennlig hilsen
Ørjan Leren
Assiterende fakultetsdirektør
Registrering av ferie, seniordager og fleksitid 2021
Alle ansatte ved UiB skal bruke Selvbetjeningsportalen for å registrere ferie og seniordager. Ansatte som skal registrere arbeidstid skal gjøre dette i Selvbetjeningsportalen. Registrering i Selvbetjeningsportalen sikrer at de ansatte selv og deres ledere til enhver tid har god oversikt over ferie og fleksibel arbeidstid, og at disse er i henhold til gjeldende lover, tariffavtaler og reglement.
Ferie
Alle ansatte ved UiB skal avvikle opptjent ferie hvert år. Ved årsslutt avsluttes ferieregnskapet for den enkelte, og det er da viktig at ferie er registrert i Selvbetjenings-portalen. Dette gjelder de 25 feriedagene (30 for de over 60 år) som ansatte etter lov og avtale har rett til, samt eventuelle feriedager overført fra forrige ferieår.
Arbeidsgiver skal se til at ansatte tar ut ferie og om nødvendig følge opp dette. Ferieplan for hovedferieperioden bør foreligge senest 1. mai og søknader om sommerferie må derfor registreres i Selvbetjeningsportalen i god tid før denne datoen. Utgangspunktet er at alle ansatte skal avvikle minimum tre uker ferie i perioden 1. juni – 30. september, og fortrinnsvis mellom de to studiesemestrene.
Hva skjer om du ikke registrerer ferien innen 1. mai?
Dersom det er ansatte som ikke har registrert ferie innen fristen, vil UiB vurdere registrering av å pålegge 3 uker ferie i juli måned. Dette vil bli registrert i Selvbetjeningsportalen medio juni.
Registrering av eventuell restferie – frist 1. oktober
Erfaringsmessig er det om høsten behov for å planlegge avvikling av den resterende ferien. Denne må avvikles i siste del av året og det settes derfor en frist til 1. oktober for søknader om avvikling av restferien.
Overføring av ferie
Unntaksvis kan ansatte søke om overføring av inntil 14 feriedager til neste år. Dette gjelder fortrinnsvis der forhold hos arbeidsgiver har forhindret uttak av ferie. Søknaden skal vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.
Seniorpolitiske tiltak
I henhold til Hovedtariffavtalen i staten må UiB legge til rette for at arbeidstakerne kan stå lenger i arbeid. For å motivere eldre arbeidstakere til dette, gis arbeidstakere ved UiB tjenestefri med lønn tilsvarende 10 dager pr. år fra det kalenderåret man fyller 62 år.
Uttak av seniordager avtales med leder og registreres i Selvbetjeningsportalen. Seniorpolitiske dager kan ikke overføres til neste kalenderår, og det er viktig å se bruken av seniordager i sammenheng med avvikling av ferie.
Det har forekommet at ansatte som har tatt ut seniorpolitiske dager, søker om overføring av ikke avviklet ferie. Dette er ikke i samsvar med intensjonene bak ordningen med seniorpolitiske tiltak. I slike tilfeller kan det bli aktuelt å omgjøre seniorpolitiske dager til feriedager.
Fleksitid – tidsregistrering i Selvbetjeningsportalen
Selvbetjeningsportalen gir den ansatte og ledelsen oversikt over fleksitidsregnskapet. Regnskapet skal følges opp jevnlig av både arbeidstaker og leder for å unngå å komme i en situasjon med for mye pluss- eller minustid.
Nå har arbeidet med OSKE i juni startet. I juni trenger vi hjelp fra ansatte til administrative oppgaver både til OSKE i MED12 9. juni og OSKE i MED6 16. juni. Oppgavene går enten ut på å være i en sløyfe på OSKE eller å hjelpe til på en annen måte, for eksempel med registrering av kandidater.
I MED6 er det et større antall studenter som skal ha eksamen enn i MED12, så her er det behov for flere ansatte. I påmeldingsskjemaet velger du hvilken eksamen og hvilke dager du kan delta.
Vi ønsker at de som er på sløyfer kan være med å rigge (og rydde) den sløyfen de skal være på.
Påmeldingsskjema: https://skjemaker.app.uib.no/view.php?id=9904453
Vi ønsker å få på plass sløyfene i god tid før OSKE, og det er derfor ønskelig med tilbakemelding senest 22. mars 2021.
Spørsmål?
Ta kontakt med Lise S. Amble for OSKE i MED6 og/eller Dina-Kristin Midtflø for OSKE i MED12
Viser til tidligere utsendt informasjon om innføring av tofaktor-pålogging ved UiB. Vi har fått beskjed fra IT-avdelingen at det er mange K1-ansatte som ikke har fullført aktiveringen av tofaktor-pålogging.
Årsaken til at du må gjøre dette er at i løpet av mars vil UiB kreve tofaktor-pålogging på flere tjenester – blant annet VPN. Det betyr at om du ikke har fullført aktiveringen av tofaktor-pålogging vil du ikke kunne benytte deg av tjenestene som krever VPN. Samtidig vil UiB kreve tofaktor-pålogging for stadig flere tjenester fremover.
IT-avdelingen sier også at det er en stor sikkerhetsrisiko for UiB å ha aktive brukerkontoer som ikke har tofaktor-pålogging aktivert. Derfor må du aktivere tofaktor så snart som mulig.
Du finner mer informasjon om hvordan du fullfører aktiveringen i UiBhjelp: https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%200780/no/
Her ligger det også en video som viser steg for steg hvordan du fullfører aktivering av tofaktor-pålogging.
Hilsen
Jorunn Skei
administrasjonssjef
English:
With reference to previous sent information about implementing of two factor authentication at the University of Bergen.
It has come to our attention from the IT-Department that many of you at K1 have not completed the activation of two factor authentication. We kindly ask that you do this as soon as possible.
To find more information about how to complete the activation, use the following link to “UiBhjelp”:
https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%200780/no/
You will find a video showing a step-by-step guide on how to complete the activation, in the above mentioned web page.
During March, the University of Bergen will make two factor authentication compulsory for many of the IT-services, such as VPN. If you do not activate the authentication within the end of March, you will not be able to use any IT-services which are dependent on using VPN. UiB will also expand the use of two factor authentication on a larger number of IT-services during the coming months.
It is also unfortunately a huge security risk for the University of Bergen having user accounts that do not use two factor authentication. Therefore, as mentioned earlier, we kindly ask you to finish the activation as soon as possible.
Best regards,
Jorunn Skei
Head of Administration
Nå har arbeidet med OSKE i juni startet. I juni trenger vi hjelp fra ansatte til administrative oppgaver både til OSKE i MED12 9. juni og OSKE i MED6 16. juni. Oppgavene går enten ut på å være i en sløyfe på OSKE eller å hjelpe til på en annen måte, for eksempel med registrering av kandidater.
I MED6 er det et større antall studenter som skal ha eksamen enn i MED12, så her er det behov for flere ansatte. I påmeldingsskjemaet velger du hvilken eksamen og hvilke dager du kan delta.
Vi ønsker at de som er på sløyfer kan være med å rigge (og rydde) den sløyfen de skal være på.
Påmeldingsskjema: https://skjemaker.app.uib.no/view.php?id=9904453
Vi ønsker å få på plass sløyfene i god tid før OSKE, og det er derfor ønskelig med tilbakemelding senest 22. mars 2021.
Spørsmål?
Ta kontakt med
Lise S. Amble for OSKE i MED6 og/eller Dina-Kristin Midtflø for OSKE i MED12
Ps. Har dere fått med dere denne? https://www.uib.no/med/142448/160-medisinstudenter-gikk-opp-til-praktisk-eksamen
Etter stenging av parkeringsplassen i Haukelandsbakken har K1 fått tildelt noen erstatningsplasser ved Armauer Hansens hus (AHH) i Haukelandsbakken 28. K1 sine plasser er lengst bort fra AHH og de er merket med skilt «Klinisk institutt 1». K1 har to frie plasser som kan lånes ut til ansatte ved akutt og kortvarig bruk. Utenfor AHH er det i tillegg 5 frie parkeringsplasser som kan benyttes av alle ansatte. Her gjelder «førstemann til mølla»-prinsippet.
For å bruke plassene må du ha gyldig digital parkeringstillatelse, ellers blir det raskt parkeringsbot. Du finner mer informasjon om dette her: https://www.uib.no/foransatte/124117/parkering-p%C3%A5-universitetet-informasjon-om-parkeringskontroll
Til informasjon er det generelt et problem med feilparkering, dvs. at personer uten tillatelse tar seg til rette. Instituttet har ikke mulighet til å følge opp feilparkeringer og du kan risikere at det likevel ikke er ledig plass selv om du har fått tildelt plass. Parkeringsselskapet har fått beskjed og de foretar hyppige kontroller.
Dersom du har særskilt behov for parkeringsplass for en dag eller for en kort periode, kan du sende en forespørsel til Kristina Blindheim Heggø på e-post: Kristina.B.Heggo@uib.no.
Vennlig hilsen
Jorunn Skei
Til alle ansatte
1. januar 2021 tar vi i bruk et nytt lønn- og personalsystem ved UiB. Dette vil ha konsekvenser for både saksbehandlere, ledere og øvrige ansatte.
Vi ber derfor om at du leser følgende informasjon, og setter deg inn i hvilke konsekvenser dette vil ha for deg.
For deg som ansatt, så betyr endringene:
– Selvbetjeningsportalen erstatter HR-portalen for registrering av arbeidstid, ferie, fravær, reiseregninger osv. fra 01.01.21.
– Det kommer også en mobil-app, med mange av de samme funksjonene som i nettløsningen.
Før nyttår må du merke deg følgende frister:
– Feriedager og overføring av ferie må registreres i dagens system (HR-portalen) innen 22.12.20.
– Arbeidstid for 2020 må være registrert i MinTid innen 28.12.20.
– Lønnslipper fra 2020 og før dette året blir ikke overført til nytt system. Du må laste ned lønnslippene innen 31.12.20 dersom du ønsker å beholde disse.
– Søknader om permisjon for 2020 og januar 2021 må være registrert og oversendes Seksjon for lønn innen 22.12.20.
Opplæring for alle ansatte:
– Brukerveiledninger og opplæringsvideoer er tilgjengelig på ansattsidene.
– Kurs for alle ansatte 5. januar 2021 og 12. januar 2021.
– Kurs for alle ansatte 14. januar 2021 (engelsk).
På ansattsidene finner du mer detaljert informasjon både til ansatte, saksbehandlere og ledere.
For spørsmål og brukerstøtte, henvend deg via UiB Hjelp.
Januar blir en måned med store endringer for mange – særlig for økonomimedarbeidere. Selv om vi setter inn ekstra ressurser til å følge opp brukerhenvendelser, kan saksbehandlingstiden bli litt lengre enn vanlig. Vi ber om forståelse for dette.
Vennlig hilsen
Per Arne Foshaug
Økonomidirektør
To all employees
We will be switching to a new payroll- and personnel system at the University of Bergen from 1 January 2021. This will have an impact on case officers, managers, and other staff.
We would therefore ask that you read the following information and familiarise yourself with the impact this change will have for you.
As a member of staff, the changes will mean:
– The self-service portal will replace the HR-portal for registration of working hours, holidays, absences, and travel expense claim, etc. as of 01/01/2021.
– There will also be a mobile app offering many of the same features available via the webbased solution.
Please take note of the following deadlines before the New Year:
– Holidays and the transfer of holiday must be registered in the current system (the HR portal) by 22/12/2020.
– Working hours for 2020 must be registered in MinTid by 28/12/2020.
– Payslips from 2020 and previous years will not be transferred to the new system. You must download your payslips by 31/12/2020 if you wish to keep them.
– Applications for leave in 2020 or for January 2021, must be registered and submitted to the payroll section by 22/12/2020.
Training for all staff:
– User guides and training videos will be available via the employee pages.
– A webinar for all staff will be held on 5 January 2021 and 12 January 2021 (Norwegian).
– A webinar in English will be held on 14 January 2021.
The employee pages provides further details for staff, case officers, and managers.
If you have questions or require user support, please contact UiBHjelp (Norwegian).
January will be a month of major change – especially for staff working in finance. Although we have added extra resources to follow up on user inquiries, case processing times may be longer than usual. We ask for your understanding and patience.
Kind regards,
Per Arne Foshaug
Director of Finance
Som følge av det pågående BOTT-prosjektet lanserer UiB fra nyttår nye løsninger innenfor økonomi- og lønnsforvaltning.
Endringene berører alle ansatte ved UiB, og det er viktig at hver enkelt gjør seg kjent med frister og oppfølgingspunkter i forbindelse med overgangen.
Les mer om hva endringene betyr for deg som ansatt her.
Lønnsoppgjøret ved UiB er nå gjennomført. Det har i år ikke vært individuelle forhandlinger, og resultatet baserer seg på det partene er blitt enige om:
Lønnsoppgjøret for medlemmer av Akademikerne
Akademikernes pott er i sin helhet forhandlet lokalt ved UiB, og resultatet iverksettes fra 1. oktober 2020.
Partene er blitt enige om følgende:
Ansatte gis et generelt prosentvist tillegg på 0,4847 %.
Ansatte som har utløp på ansettelsesforholdet i 2020 med unntak av de som skal over i pensjon, er ikke omfattet av oppgjøret.
Lønnsoppgjøret for medlemmer av LO, Unio og YS og uorganiserte
LO, Unio og YS har forhandlet hele sin pott sentralt, og resultatet fra disse forhandlingene er:
Fra 1. oktober 2020 har alle fått et tillegg på hovedlønnstabellen:
• 0,44 prosent fra og med ltr.19 til og med ltr. 46
• 0,54 prosent fra og med ltr. 47 til og med ltr. 63
• 0,44 prosent fra og med ltr. 64 til og med ltr. 101
The local salary settlement at the UiB is now completed. This year there has not been individual negotiations. The parties have agreed on the following:
Salary settlement for members of the Akademikerne:
Akademikernes pot is fully negotiated locally at the UiB, and the result will be implemented from 1 October 2020.
The parties have agreed on the following:
Employees will be given a general percentage increase of 0,4847%.
The settlement does not include employees who have an expired employment relationship in 2020, with exception of those who are retiring from work.
Salary settlement for members of LO, Unio and YS and unorganized:
LO, Unio and YS have negotiated their pot centrally, and the result of these negotiations is:
From 1 October everyone gets a supplement to the main payroll table as follows:
• 0.44 percent from ltr.19 to ltr. 46
• 0.54 percent from ltr. 47 to ltr. 63
• 0.44 percent from ltr. 64 to ltr. 101
Viktige frister som gjelder deg
Grunnet overgangen til nye systemer fra 01.01.2021, er det satt frister på noen registreringer, se under.
Vennligst gjør deg kjent med og overhold de gjeldende fristene.
Ferie skal være registrert innen 01.12.20.
Tidskonto – Min Tid (for teknisk/administrative):
Ved overgang til SAP må alle saldoer i forhold til tid-registrering være korrekte. Siste frist for å registrere tid er 28.12.2020. Det vil IKKE være anledning til å korrigere saldo i 2021, grunnet overgang til nytt system.
Utbetalinger via Min Tid
Etter 30.11.2020 skal det ikke registreres noe i Min Tid som medfører utbetaling. Dette gjelder blant annet overtid, timelønn, beredskapsvakter, tokt m.m. Alle slike registreringer f.o.m. 01.12.2020 MÅ registres i HR-portalen.
Fravær og permisjoner
Ansatte som søker om permisjon/forlengelse av permisjon, kan fortsatt søke om dette i HR-portalen. Skjema må være behandlet av FLA og sendt til Seksjon for lønn innen 22.12.2020. Seksjon for lønn vil sørge for å følge dette opp ved overgang til nytt lønnssystem.
Timelønnede
Registrering av timelister i HR-portalen:
Timer t.o.m. 30.11.20 skal registreres og godkjennes av leder senest 02.12.2020.
Timer for desember skal registreres og godkjennes av leder senest 16.12.2020.
Reiseregninger
Når det gjelder reiseregninger oppfordrer vi ansatte til å registrere dette så snart som mulig etter at reisen er gjennomført. Siste godkjenningsdato for reiseregninger er 16.12.2020.
Refusjon av utlegg
Når det gjelder refusjon av utlegg oppfordrer vi ansatte til å registrere dette så snart som mulig. Siste godkjenningsdato for refusjon av utlegg er 16.12.2020.
Honorarlønnede
Siste godkjenningsdato for honorarlønn er 16.12.2020.
Early deadlines for transition to new systems
Due to the transfer to new systems from 1st January 2021, there are some early deadlines, please see below.
Please make yourself acquainted with the deadlines.
Holidays must be registered by 01.12.20.
Time Account – My Time (for technical/administrative)
When switching to SAP, all balances related to time registration must be correct. The deadline for registering time is 28.12.2020. There will be NO opportunity to correct the balance in 2021, due to the transition to new system.
Payments via My Time
After 30.11.2020, nothing will be registered in My Time that entails payment. This applies, among other things, to overtime, hourly wages, emergency guards, expeditions etc. All such registrations MUST be registered in the HR portal from 01.12.2020.
Absence and leave
Employees who apply for leave/extension of leave can still apply for this in the HR portal. The form must be processed by FLA and sent to the Section for salaries by 22.12.2020. The section for salaries will ensure that this is followed up when transitioning to the new salary system.
Hourly paid registration of timesheets in the HR portal
Hours incl. 30.11.20 must be registered and approved by the manager no later than 02.12.2020. Hours for December must be registered and approved by the manager no later than 16.12.2020.
Travel expenses
With regard to travel invoices, we encourage employees to register this as soon as possible after the trip has been completed. The last approval date for travel invoices is 16.12.2020.
Compensation for expenses
With regard to reimbursement of expenses, we encourage employees to register this as soon as possible. The last approval date for reimbursement of expenses is 16.12.2020.
Fees paid
The last approval date for remuneration is 16.12.2020.
Takk til alle som har lagt inn ferie for 2020 – men det er fortsatt ganske mange som ikke har registrert ferien.
Fra 1. januar 2021 går UiB over til et nytt lønns- og personalsystem (SAP) og da må vi alle ha ferieregnskapet i balanse, dvs. at man kan ha 0 gjenestående feriedager. Vi setter pris på om du ser hvordan du ligger an med din ferie.
colourbox.com
Oktober er Nasjonal sikkerhetsmåned. Ved Universitetet i Bergen vil vi derfor sette et ekstra søkelys på informasjonssikkerhet denne måneden.
UiB skal være et trygt og sikkert studie- og arbeidssted enten vi sitter hjemme eller på campus. Derfor ønsker vi at alle studenter og ansatte skal ha et bevisst forhold til sikkerhet.
Mange ansatte og studenter har allerede gjennomført e-læringskurs i Personvern og informasjonssikkerhet i Mitt UiB for å øke sin sikkerhetskompetanse. Har du ikke rukket å ta kurset ennå, vil vi oppfordre deg til å gjøre det nå < https://mitt.uib.no/enroll/L9JDD6>.
Følg også med i internavisen På høyden, som denne måneden vil løfte frem aktuelle tema som utfordringer på hjemmekontoret, hvem som kan hjelpe deg, og ikke minst hvordan du får varslet om brudd på IT-sikkerhet.
Her kan du lese mer om Nasjonal sikkerhetsmåned ved UiB.
Sikresiden.no har også mye god informasjon om informasjonssikkerhet og personvern.
October is National Security Awareness Month. The University of Bergen therefore plans to have an extra special focus on information security in October.
UiB aims to be a safe and secure place to study and work, whether you are based at home or on campus. We therefore want all students and employees to be fully aware of security.
Many employees and students have already completed the e-learning course in Data protection and Information security on Mitt UiB in order to improve their knowledge of security. If you have not yet had the time to take the course, please do so now <https://mitt.uib.no/enroll/MDW74H>.
We also recommend following the internal news channel På høyden this month, which will highlight relevant subjects, such as challenges relating to working from home, where to find help and, not least, how to report a breach of IT security.
Click here to read more about National Security Awareness Month at UiB.
Sikresiden.no also provides a lot of helpful information about information security and data protection.
colourbox.com/uib.no
Frist for å registrere restferie er 01.10.2020, og vi minner om at avvikling av ferie er en rett og en plikt. Det er viktig at alle ansatte kommer i null i sitt ferieregnskap i god tid før årsslutt. Vi ber derfor om at søknad om eventuell overføring av restferie også sendes innen 01.10.2020. Det må være særlige grunner for å overføre ferie til 2021.
Registrering av ferie, og søknad om eventuell overføring av ferie, gjøres i ferieskjema i HR-Portalen. Utfyllende informasjon og hvordan man registrerer ferie kan en finne her: http://pagaweb.b.uib.no/ansatte/5-ferie/
Har du noen spørsmål om ferie eller registrering ta kontakt med personalkonsulent:
Hilde B. Johannessen: hilde.b.johannessen@uib.no Telefon: 55 58 90 22
Deadline for registering leftover holiday is 01.10.2020, and we remind you that taking holidays is a right and a duty. It is important that all employees have cleared their holiday balance in advance of the end of the year. Therefore, we request that any application for transferring holidays also be sent in no later than 01.10.2020. There must be special reasons to transfer holidays to 2021.
Registering holidays and application for any transfer is done in the HR-Portal. Information about holidays and how to register holidays can be found here:
http://pagaweb.b.uib.no/english/5-vacation/
If you have any questions regarding holidays and registering, please contact HR consultant:
Hilde B. Johannessen: hilde.b.johannessen@uib.no, Phone: 55 58 90 22
Universitetene er attraktive mål for dataangrep. UiB innfører derfor tofaktor-pålogging og flere andre tiltak.
Du kan lese hele saken i På Høyden, som denne uken ble relansert som UiBs nye internkommunikasjonskanal:
https://pahoyden.no/datasikkerhet/advarer-mot-innbrudd-i-it-systemene/101650
Finn gode tips til informasjonssikkerhet på Sikresiden:
https://www.sikresiden.no/forebyggende/unngaahacking?locality=196
Byrådet la tirsdag 8. september fram nye tiltak for bremse det pågående koronautbruddet i Bergen. Dette er følgene for deg som er UiB-ansatt: https://www.uib.no/korona/138347/nye-tiltak-fra-bergen-kommune
Tuesday September 8th, the City Council presented new measures to slow down the ongoing corona outbreak in Bergen. These are the consequences for UiB employees: https://www.uib.no/en/corona/138349/new-measures-bergen-municipality
Colourbox og Marianne Røsvik/uib.no
Fakultetet har fått en del tilbakemeldinger om at enkelte ikke mottar SMS-varsler som sendes ut til alle ansatte ved UiB. Vi ber deg sjekke at mobilnummeret ditt er registrert i Pagaweb (personalsystemet). Det gjøres slik:
Hvis du har registrert mobilnummer i Pagaweb, men likevel ikke mottar SMS fra UiB, ber vi dere melde dette inn via: https://hjelp.uib.no/.
Mvh
Heidi A. Espedal
Fakultetsdirektør
The Faculty have been informed that some of you have not received the UiB SMS to all employees regarding the corona situation. If so, please check if your mobile phone number is registered in Pagaweb:
If you have registered your mobile phone number and still don’t receive UiB SMS to all employees, please register the problem at: https://hjelp.uib.no/ or ask someone in your administration for help.
Kind regards
Heidi A. Espedal
Faculty director